1. Pendahuluan
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Simbada (selanjutnya disebut "Aplikasi"), sebuah aplikasi absensi yang hanya digunakan oleh karyawan internal kantor (Babada Wasaka Indonesia), mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi pribadi Pengguna.
Dengan menggunakan Aplikasi Simbada, Anda memahami dan menyetujui praktik pengumpulan dan penggunaan informasi yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.
2. Pengumpulan Informasi
Aplikasi Simbada dirancang untuk meminimalkan pengumpulan data pribadi. Aplikasi hanya mengumpulkan data yang secara ketat diperlukan untuk menjalankan fungsi absensi dan administrasi karyawan internal.
A. Informasi yang Disediakan oleh HRD (Data Profil Karyawan)
Karena proses registrasi akun dilakukan secara eksklusif oleh Divisi Sumber Daya Manusia (HRD) kantor, Aplikasi akan mengimpor data profil dasar karyawan yang dipegang oleh perusahaan. Data ini mencakup, namun tidak terbatas pada:
- Nama
- No KTP
- No HP
- Alamat
- BPJS Ketenagakerjaan
- BPJS Kesehatan
- Golongan Darah
B. Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis Saat Penggunaan
Untuk menjalankan fungsi utama Aplikasi, kami mengumpulkan informasi berikut:
| Data yang Dikumpulkan | Tujuan Pengumpulan |
|---|---|
| Data Waktu Absensi | Untuk mencatat kehadiran dan kepulangan karyawan. |
| Data Lokasi (Geolokasi) | Untuk memverifikasi keakuratan lokasi fisik Pengguna saat melakukan absensi, memastikan absensi dilakukan di lokasi kantor atau lokasi yang disetujui. |
| Data Perangkat | Informasi dasar tentang perangkat (misalnya, jenis sistem operasi) untuk memastikan kompatibilitas dan keamanan Aplikasi. |
C. Informasi yang Dikumpulkan Saat Pengajuan Izin
Saat Pengguna menggunakan fitur pengajuan izin yang memerlukan bukti pendukung:
| Data yang Dikumpulkan | Tujuan Pengumpulan |
|---|---|
| Akses Kamera | Untuk mengambil foto dokumen atau berkas sebagai bukti izin secara real-time. |
| Akses Galeri/Media | Untuk memilih dan mengunggah dokumen atau berkas yang sudah ada (misalnya, surat dokter, surat tugas) sebagai bukti izin. |
| Foto/Dokumen yang Diunggah | Bukti yang sah untuk mendukung pengajuan izin atau cuti. |
3. Penggunaan Informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh Aplikasi Simbada digunakan secara eksklusif untuk tujuan internal berikut:
- Verifikasi Kehadiran: Mencatat dan memverifikasi waktu serta lokasi absensi karyawan.
- Rekapitulasi dan Laporan: Menyajikan data absensi di dasbor individu dan membuat laporan absensi kolektif untuk kebutuhan HRD/Manajemen.
- Riwayat Absensi: Menyediakan riwayat absensi pribadi untuk ditinjau oleh Pengguna.
- Proses Pengajuan Izin: Memproses dan memverifikasi pengajuan izin/cuti karyawan, termasuk mengelola berkas pendukung.
- Peningkatan Keamanan: Memastikan tidak ada penyalahgunaan akun atau upaya untuk memanipulasi data absensi.
4. Penyimpanan dan Keamanan Data
A. Keamanan Data
Data absensi dan informasi pribadi karyawan disimpan di server internal milik perusahaan atau layanan cloud tepercaya yang telah disetujui oleh manajemen.
Kami mengambil langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang wajar, termasuk enkripsi (jika diperlukan) dan kontrol akses, untuk melindungi informasi dari akses, pengungkapan, perubahan, atau penghancuran yang tidak sah.
Akses ke data Pengguna di sisi server dan administrasi dibatasi hanya untuk personel HRD dan IT yang berwenang.
B. Masa Simpan Data
Data pribadi dan absensi akan disimpan selama Pengguna menjadi karyawan aktif di perusahaan, atau selama periode waktu yang diwajibkan oleh kebijakan perusahaan atau peraturan hukum yang berlaku.
5. Pengungkapan Informasi
Aplikasi Simbada hanya akan mengungkapkan data pribadi karyawan kepada pihak internal yang berwenang, yaitu Divisi Sumber Daya Manusia (HRD) dan Manajemen untuk kebutuhan administrasi, penggajian, dan pengawasan kinerja.
Informasi tidak akan pernah diungkapkan kepada pihak eksternal, kecuali:
- Diwajibkan oleh undang-undang atau perintah pengadilan yang sah.
- Diperlukan dalam kaitannya dengan proses hukum atau investigasi yang sah.
6. Hak-Hak Pengguna
Sebagai karyawan internal, Anda memiliki hak terkait data pribadi Anda yang diproses melalui Aplikasi ini:
- Akses Data: Anda dapat melihat rekap dan riwayat absensi Anda, serta data profil dasar Anda melalui fitur yang tersedia di Aplikasi.
- Koreksi Data: Karena data profil di Aplikasi bersifat read-only, setiap permintaan koreksi data (misalnya, perubahan nama atau jabatan) harus diajukan secara resmi melalui prosedur HRD yang berlaku.
7. Perubahan Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui atau diubah dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan pada proses operasional perusahaan atau persyaratan hukum. Setiap perubahan akan diberitahukan kepada Pengguna melalui Aplikasi atau melalui komunikasi resmi HRD. Penggunaan Aplikasi secara berkelanjutan setelah pemberitahuan perubahan merupakan bentuk penerimaan Anda terhadap Kebijakan Privasi yang telah direvisi.
8. Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang Kebijakan Privasi ini atau praktik data Aplikasi Simbada, silakan hubungi Divisi Sumber Daya Manusia (HRD) atau Divisi Teknologi Informasi (IT) kantor Anda.